In het kader van de uitvoering van een opdracht (levering van diensten, producten en/of werken) worden gegevens van leveranciers verzameld.

1. Welke gegevens verwerken we over je als leverancier?

• identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer);
• beroep en betrekking;
• financiële gegevens;
• locatiegegevens (IP-adres).

2. Hoe verzamelen we jouw persoonsgegevens?

Somedi kan jouw persoonsgegevens verzamelen op verschillende manieren:

• door ze rechtstreeks van jou te ontvangen, bv. bij indienen van een offerte;
• door ze onrechtstreeks te verkrijgen, bv. via informatie op internet.

3. Waarom verwerken we deze gegevens?

Somedi verwerkt je persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor:

• het leveranciersbeheer;
• de leveranciersadministratie (boekhouding);
• het beheren van geschillen;
• het naleven van onze wettelijke verplichtingen.

Somedi verwerkt de gegevens voor het voorbereiden, toekennen en uitvoeren van opdrachten en overeenkomsten, het naleven van wettelijke verplichtingen (o.a. fiscale verplichtingen) en voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen (vrijheid van ondernemen) van onze organisatie.

4. Worden deze gegevens met anderen gedeeld?

Deze gegevens worden enkel gedeeld met derde partijen indien noodzakelijk voor de vermelde doeleinden. Dit kan een IT-leverancier zijn in het kader van een IT-systeem leveranciersmanagement, een derde partij zoals banken, bedrijfsrevisoren, externe boekhoudkantoren in het kader van leveranciersadministratie of de overheid indien we daartoe o.b.v. regelgeving verplicht toe zijn.

Met deze partijen maakt Somedi de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Aan collega-organisaties van Somedi, actief binnen dezelfde sector, die op zoek zijn naar een betrouwbare leverancier, kan Somedi de professionele gegevens van een contactpersoon bij de leverancier als referentie doorgegeven.

5. Hoe lang bewaren we deze gegevens?

Somedi verwerkt je gegevens enkel voor de hierboven vermelde doeleinden gedurende de tijd die nodig is om deze doeleinden te verwezenlijken, rekening houdend met de wettelijke bewaartermijnen van toepassing op Somedi en eventuele verjaringstermijnen die gelden o.a. op het gebied van boekhouding, fiscaliteit, etc..

De bewaartermijn kan verlengd worden i.f.v. eventuele garantieperiode - en dienst na verkoop bepalingen van het contract, alsook voor contactname i.f.v. toekomstige aankopen of (nieuwe) commerciële vragen.

6. Wat zijn jouw privacy-rechten?

6.1 Recht op inzage en een kopie

Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens we van je hebben, wat we hier precies mee doen en waarom we dit doen. Je hebt ook het recht om van deze informatie een kopie te krijgen.

6.2 Recht op aanpassing van gegevens

Wanneer je van oordeel bent dat bepaalde persoonsgegevens van je onjuist of niet volledig zijn dan heb je het recht om dit ons te melden. In het geval we vaststellen dat het effectief over een onjuist (bv. administratief) of onvolledig persoonsgegeven gaat, passen wij dit aan en zorgen wij er in principe ook voor dat anderen waarmee je gegevens worden gedeeld daarvan op de hoogte worden gebracht.

6.3 Recht op beperking

Indien je de juistheid van de persoonsgegevens betwist, heb je het recht om te vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens tijdelijk te stoppen gedurende de periode die Somedi nodig heeft om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren. Indien blijkt dat de persoonsgegevens inderdaad onjuist zijn, worden ze aangepast en stellen we je hiervan op de hoogte.

6.4 Recht van bezwaar

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens die gesteund is op het gerechtvaardigd belang van of om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing indien van toepassing.

6.5 Recht op vergetelheid

Je hebt het recht om te vragen je persoonsgegevens te verwijderen als je van mening bent dat Somedi bepaalde persoonsgegevens verwerkt op onrechtmatige basis.

6.6 Recht op overdracht van gegevens

Je hebt het recht om persoonsgegevens die je aan Somedi hebt verstrekt te verkrijgen in een machine leesbaar formaat, en te laten overdragen aan een andere partij, als de verwerking berust op toestemming of overeenkomst of als de verwerking via geautomatiseerde procedés gebeurt.

Wens je meer uitleg of wil je jouw rechten van de betrokkene uitoefenen? Neem dan contact op via veiligheid@somedi.be